Seasonal Booking Workflow
El flujo de reservas estacionales nació de una necesidad concreta: las familias que visitan la selva en temporada alta necesitaban confirmar sus salidas de observación con anticipación, sin depender de cadenas de correos ni llamadas de ida y vuelta. El proyecto consistió en ordenar el proceso de reserva para las excursiones guiadas y los hospedajes rurales asociados, definiendo ventanas de confirmación claras y reglas simples para cambios de fecha por lluvia o cierre de senderos.
La implementación se hizo por etapas. Primero se unificaron los formularios de consulta para que cada pedido llegara con la misma información: cantidad de adultos y niños, fechas tentativas, nivel de caminata deseado y alojamiento preferido. Después se estableció un calendario de disponibilidad por temporada, marcando los períodos de mayor afluencia de aves migratorias y los meses de lluvias intensas, cuando algunas rutas quedan suspendidas. Ese calendario se compartió con los guías locales para que las confirmaciones no dependieran de una sola persona.
La decisión más difícil fue limitar las reservas a ventanas de siete días. Al principio parecía una restricción innecesaria, pero evitó que las familias planificaran con demasiada anticipación y luego cancelaran por cambios climáticos. También permitió que los hospedajes rurales ajustaran su capacidad real, sin sobrevender plazas en cabañas que solo tienen cuatro habitaciones. El resultado fue un proceso más predecible para todos: menos mensajes cruzados, menos reembolsos de último momento y una experiencia más tranquila para quienes viajan con niños.
Como material de apoyo, se redactó una guía interna de tres páginas que explica cómo usar el calendario, qué información debe incluir cada solicitud y cómo comunicar las cancelaciones por condiciones del sendero. Esa guía se actualiza cada temporada con los datos de lluvia y avistamientos registrados por los guías, de modo que el flujo mejora con la experiencia real y no con suposiciones.